Op 8 juli 2025 verscheen in het Belgisch Staatsblad het Koninklijk Besluit dat de verplichte invoering van gestructureerde elektronische facturen bevestigt voor alle Belgische ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Dit maakt deel uit van de Europese digitaliseringsstrategie en raakt vennootschappen, kmo’s, zelfstandigen, grote ondernemingen en non-profitorganisaties.
Wat verandert er?
Vanaf 2026 volstaat een PDF-factuur niet langer. Een geldige e-factuur moet:
- Voldoen aan de Europese semantische en syntactische normen;
- Bij voorkeur in Peppol BIS UBL-formaat (basisnorm) worden uitgereikt;
- Enkel in een ander Europees conform formaat worden verstuurd na wederzijds akkoord.
De ontvanger heeft altijd recht op een factuur in het juiste formaat. Vanaf 1 juli 2030 wordt dit verplicht in heel Europa via de ViDA-richtlijn.
Sancties bij niet-naleving
Wie niet beschikt over de juiste software of infrastructuur, riskeert:
- 1ste overtreding: €1.500
- 2de overtreding: €3.000
- 3de en volgende: €5.000
Er geldt een grace period van 3 maanden na een eerste vaststelling om u in regel te stellen. Klassieke btw-sancties blijven daarnaast onverkort gelden.
Grace period
Na een eerste vaststelling krijgt de belastingplichtige een redelijke termijn van 3 maanden om zich in regel te stellen. Pas nadien kan een volgende overtreding aanleiding geven tot een zwaardere boete.
Daarnaast blijven de klassieke btw-sancties onverkort van toepassing (bv. niet uitreiken van facturen, foute afrondingen, niet voldoen aan de factuurvereisten).
Praktische impact voor ondernemingen
- KMO’s en zelfstandigen: update of vervang uw facturatiesoftware zodat deze compatibel is met Peppol BIS/UBL.
- Grote ondernemingen: zorg voor integratie in ERP- en boekhoudsystemen.
- Non-profits & vzw’s: ook btw-plichtige facturen moeten voldoen.
Aanbevelingen
Om boetes en operationele hinder te vermijden, adviseren wij ondernemingen om nu reeds te starten met hun voorbereiding:
- Analyseer uw huidige facturatieproces en formaten.
- Contacteer uw softwareleverancier.
- Organiseer interne procedures voor ontvangst/verwerking van e-facturen.
- Voorzie opleiding voor medewerkers.
- Gebruik de grace period enkel als vangnet, niet als uitstel.
Conclusie
De overstap naar verplichte e-facturatie is meer dan een wettelijke verplichting: het is een kans om uw processen te digitaliseren, versnellen en kosten te verlagen.
Ons advies: start nu met de voorbereiding. Vroegtijdige actie garandeert niet alleen compliance, maar ook efficiëntie- en competitief voordeel.
